1844 : un règlement pour les Archives
Au moment où la pandémie de COVID-19 oblige à prendre un arrêté pour organiser le fonctionnement des Archives départementales et à fermer à nouveau la salle de lecture, découvrez les conditions d'accueil du public et de consultation des documents arrêtées par le préfet en 1844 ! Interdiction de faire du feu, magasins fermés à clef... les choses ont-elles vraiment changé ?
Conserver, protéger et entretenir les documents, accueillir le public et répondre à ses demandes de consultation, participer au bon fonctionnement de l’administration… ces préoccupations sont constantes pour l’archiviste, tout comme celles, pour les autorités ministérielle et préfectorale, d’organiser et de réglementer le fonctionnement des Archives.
Le 8 juillet 1844, Marc Numa Alexandre Meinadier, préfet du Puy-de-Dôme, prend un arrêté pour réglementer les Archives de la préfecture. Les Archives départementales – puisque c’est bien d’elles qu’il s’agit – situées qui plus est au sein de la préfecture, chapelle des Cordeliers, font alors partie intégrante de l’administration préfectorale, leur financement figurant au rang des dépenses obligatoires des départements depuis la loi de 1838.
Le préfet reprend, en les complétant selon les contraintes locales, les dispositions du Règlement général des Archives départementales signé par le ministre de l’Intérieur le 6 mars de l’année précédente, dont les dispositions sont applicables à l’ensemble du royaume.
Arch. dép. Puy-de-Dôme, 78 Fi 11
La conservation est au cœur des préoccupations. Pour éviter tout vol ou dégradation, nul n’est autorisé à s’introduire dans les Archives hors de la présence de l’archiviste ou d’un des employés ; la porte est d’ailleurs fermée la nuit à clef, et est déposée auprès du concierge de la préfecture. Le balayage des locaux, une fois par semaine, et le dépoussiérage des articles, mesures fondamentales de conservation préventive, sont explicitement mentionnés. Les « copies ou calques de plans » ne peuvent être exécutées que « par les hommes de l’art » afin d’épargner les originaux.
Le risque d’incendie est pris très au sérieux : les Archives ne sont ouvertes qu’en journée, et « il est interdit d’y entrer avec de la lumière et d’y faire du feu » ; le seul foyer toléré, dans le bureau de l’archiviste, doit être éteint « complètement » à la fin de chaque séance.
Le service fonctionne dans le Puy-de-Dôme six jours sur sept, de 9 heures à 16 heures ; le public est admis seulement l’après-midi (sauf recherches urgentes « et dont l’urgence aura été démontrée »). La communication des documents, gratuite, n’a lieu que dans le bureau de l’archiviste (au chaud, donc) ; de nombreuses précautions sont prises par l’autorité pour surveiller les consultations : les demandes doivent être motivées sur le bulletin de communication, et l’autorisation du secrétaire général de la préfecture, voire du préfet (pour les documents personnels ou de famille, séquestrés durant la Révolution) peut être requise.
Il en va tout autrement pour les administrations : le personnel de la préfecture et des autres administrations publiques du Puy-de-Dôme peut se présenter durant toute la journée de travail ; les « extraits ou copies » (à la main) sont délivrées sans frais aux administrations, qui peuvent par ailleurs demander au préfet communication des originaux si elles « juge[nt] que des extraits ou copies ne suffisent pas » (c’est la « communication administrative »).
En faisant imprimer cette affiche, le préfet entend rendre publiques et manifestes les règles de fonctionnement d’un service dont est clairement affirmée la double mission : lieu de conservation de la mémoire écrite du département, les Archives départementales sont essentielles à la bonne administration, tout en ayant vocation à accueillir un public avide de documents dans une perspective historique.
Arrêté réglementaire des Archives de la Préfecture du département du Puy-de-Dôme, Clermont-Ferrand : Pérol (8 juillet 1844)
Arch. dép. Puy-de-Dôme, 78 Fi 11
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