Vous devez dans un premier temps sélectionner la Conservation des hypothèques qui vous intéresse et dans la « Typologie des documents », commencer par les registres indicateurs (de la table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires).

Pour connaitre la conservation des hypothèques qui correspond à votre recherche, téléchargez cette liste (format pdf)

Nous avons choisi, à titre d’exemple, d’établir un relevé de formalités hypothécaires au nom de Marie Baptifaud, au bureau des hypothèques de Thiers. S’agissant d’une personne physique, il faut donc sélectionner le premier registre dont la numérisation apparaitra à l’écran, en cliquant sur l’appareil photo au bout de la ligne. 

NB : Dans ce registre figureront simplement les noms de famille. 

Dans certains bureaux, il n’y pas de distinction entre personnes physiques et morales (sociétés, associations). On trouvera néanmoins plusieurs registres qui suivent l’ordre alphabétique : vous ferez alors votre choix en fonction du nom que vous cherchez.

Afin de poursuivre notre recherche sur Marie Baptifaud, nous faisons défiler les pages jusqu’à trouver le nom de famille « Baptifaud », grâce aux flêches en bas de l’écran ˂ ˃. 

Au nom de Baptifaud, la case du registre indique « Volume numéro 61, folio numéro 32 ». Pour poursuivre la recherche, il faudra donc aller consulter le volume 61, folio (ou page) 32.

Vous pouvez fermer la visionneuse grâce à la croix rouge en haut à droite de l’écran, pour passer à l’étape suivante, et sélectionner les tables alphabétiques (du répertoire des formalités hypothécaires).

Le numéro de volume à consulter est celui indiqué entre parenthèses. Cliquer à nouveau sur l’appareil photo pour ouvrir le document et vous reporter au folio 32, comme indiqué à l’étape précédente.

Le numéro de folio est celui mentionné en haut à droite de la page droite du registre.

Pour obtenir le relevé de formalités hypothécaires de Marie Batifaud avant 1956, vous voudrez bien remplir le formulaire de demande de copies hypothécaires avec les informations suivantes :  bureau de Thiers, Baptifaud Marie épouse Grimardias, volume 120, case 556.

Quelques informations complémentaires :

-          Dans l’exemple que nous avons suivi, peu de personne portent le nom de Baptifaud, ce qui facilite la recherche. Pour des patronymes plus répandus, il peut cependant exister plusieurs pages de prénoms, c’est-à-dire de personnes ayantle même nom de famille et parfois aussi le même prénom. Des indications complémentaires ont généralement été notées dans lestables alphabétiques du répertoire des formalités hypothécaires et permettent de différencier les individus : nom d’époux ou d’épouse, date de naissance, second prénom, domicile, profession, date de décès. Nous vous conseillons donc de parcourir l’ensemble des pages du patronyme qui vous intéresse, afin d’identifier avec certitude la personne que vous cherchez.

Les homonymes sont nombreux et dans l’exemple ci-dessous seul le lieu de résidence permet de différencier ces deux Jean-Baptiste Chartoire. Quelquefois, aucun élément ne permet de les distinguer.

-          Dans certains bureaux, hommes et femmes font l’objet de listes séparées qui, en règle générale, se suivent.

-          La transcription des actes aux hypothèques n’est pas obligatoire avant 1956 : le fait de ne pas trouver une personne ne signifie pas forcément que celle-ci n’a pas signé d’actes devant notaire.

-          Avant le 1^er janvier 1956, l’accès aux hypothèques se fait exclusivement par nom de personne. Le relevé de formalités hypothécaires indique, pour chaque individu, les actes passés devant notaire et transcrits aux hypothèques, mais il ne donne aucune indication sur les biens immobiliers en question.

Le fichier immobilier (qui a été conçu à partir des biens) permet quant à lui de connaître l’histoire d’une parcelle car il mentionne l’ensemble des actes notariés qui la concernent. Il n’existe cependant qu’à partir du 1^er janvier 1956 et est conservé par le service de publicité foncière compétent.

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