Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. (art L 211-1 du code du Patrimoine)

En France, la conservation des archives répond à trois fonctions :

-          assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ;

-          garantir les droits de l'usager ;

-          permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale

Les fonds conservés aux Archives départementales du Puy-de-Dôme sont constitués par les documents d’archives définitives dont la loi confie la conservation au Conseil départemental du Puy-de-Dôme, principalement issus :

-          des services et établissements publics de l’État implantés dans le département (hors ministère des Armés) ;

-          du Département, des communes (dépôt des communes de moins de 2000 habitants, avec convention pour les plus de plus de 2000 habitants) ;

-          des organismes de droit privé chargés de service public, pour la partie publique de leur activité ;

-          de l’activité des officiers publics et ministériels (minutes et répertoires)

Par ailleurs, les Archives départementales sont susceptibles de recevoir et d’assurer la conservation d’archives privées (archives personnelles, familiales, d'associations, d'entreprises ou de partis politiques...)..

Les Archives départementales du Puy-de-Dôme sont une direction du Conseil départemental du Puy-de-Dôme, rattachée au Pôle Aménagement, Attractivité et Solidarités des Territoires.

48 personnes y œuvrent à la réalisation des missions dévolues à un service d'Archives départementales, qui sont la collecte, le classement et la description, la conservation, la communication au public et la valorisation de l'ensemble des documents d’archives définitives des administrations, des collectivités et établissements publics ayant leur siège sur le territoire du département, ainsi que des archives privées qu’elles conservent.

 Collecter et conseiller

La collecte vise à recueillir des documents publics ou privés auprès des administrations, collectivités et détenteurs d’archives privées. Seuls seront sélectionnés les documents qui, une fois leur utilité première pour le producteur éteinte, revêtent un intérêt historique et/ou juridique.

La collecte s’accompagne donc d’une importante mission de conseil, au cours de laquelle les archivistes, qui disposent d’outils règlementaires et d’une maîtrise technique du sujet, mènent un dialogue permanent avec les différents détenteurs d’archives.

Le directeur des Archives départementales exerce par ailleurs, par délégation préfectorale (voir le site de la préfecture), le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques produites dans le département.

Chaque année, ce sont environ 600 mètres linéaires qui entrent pour conservation définitive aux Archives départementales du Puy-de-Dôme.

 Classer et décrire

Le classement est l’opération consistant à la mise en ordre physique des documents, dans le principe du respect des fonds ; il s’accompagne de la description intellectuelle.

Ces opérations aboutissent à la constitution d’articles, cotés et organisés intellectuellement dans un instrument de recherche. Celui-ci permet aux chercheurs de retrouver les articles et de comprendre leur contexte de production.

 Conserver

La conservation est un enjeu fondamental pour les Archives départementales ; il s’agit d’assurer la pérennité des documents d’archives afin d’assurer leur transmission aux générations futures.

Afin d’y parvenir, deux types d’actions sont menées.

La conservation préventive vise à empêcher la dégradation des documents originaux, tant par leur mise en sécurité (intrusion, incendie) dans des locaux sains et dédiés, que par leur conditionnement dans des boîtes et cartons adaptés à leur nature et à leur format…

La constitution de supports de substitution, qui permettent de ne communiquer au public qu’une copie de l’original, y participe ; les Archives départementales du Puy-de-Dôme disposent ainsi de leur propre atelier de numérisation, qui réalise près de 100 000 vues par an.

La conservation curative consiste à intervenir sur le document quand il est trop dégradé et que son intégrité physique est en jeu : il est alors fait appel à des prestataires externes.

Au total, ce sont près de 37 kml d’archives qui sont conservées aux Archives départementales du Puy-de-Dôme.

 Communiquer et valoriser

Depuis la Révolution française, toute personne peut consulter les documents conservés aux Archives départementales, dans le respect des délais légaux et sous réserve que leur état de conservation le permette.

L’accès aux documents s’effectue soit sur place, en salle de lecture, sous forme d’originaux (ou de leur support de substitution s’il existe), soit par la délivrance de copies de documents précisément identifiés.

L'accès à la salle de lecture est libre et gratuit ; il se fait dans le respect du règlement intérieur.

Prolongation de la mission de communication au public, la valorisation des collections a pour objet de promouvoir les archives auprès du public le plus large, par diverses actions culturelles, en organisant des manifestations (expositions, conférences, ateliers, etc.), dans le cadre d’événements nationaux ou locaux (Journées du patrimoine, Journée internationale des archives), en réalisant des publications ou en publiant des contenus sur le site internet des Archives départementales ou sur les réseaux sociaux.

Les Archives départementales du Puy-de-Dôme disposent également d’un service éducatif, dédié à l’accès par le public scolaire des ressources documentaires qu’elles conservent. Animé par des agents départementaux, il fonctionne avec le soutien de professeurs relais mis à disposition par l’Éducation nationale.

Les Archives départementales du Puy-de-Dôme sont installées depuis 1991 dans un bâtiment unique, situé à Clermont Ferrand.

Survol du bâtiment des Archives départementales du Puy-de-Dôme (septembre 2018)

Les Archives départementales vont connaître d’importants travaux d’extension de leurs magasins, de restructuration des espaces d’accueil du public et de requalification thermique.

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