La conservation des archives publiques est organisée dans l’intérêt général : elle permet à la fois de garantir l’accès des citoyens aux documents administratifs et aux données nominatives les concernant, et de rendre accessible une source irremplaçable pour la recherche historique.

Cet intérêt justifie l’intervention du législateur pour garantir leur pérennité et leur accessibilité : la loi vous impose donc le versement aux Archives départementales des documents dont l’intérêt historique et/ou juridique le justifie et ce, à l’expiration de leur utilité d’usage (article R 12.16 du code du patrimoine). Les archives publiques, quel qu'en soit le possesseur, sont imprescriptibles ; elles font partie du domaine mobilier et ne peuvent être ni aliénées ni détruites sans autorisation de l'Etat : vous devez donc avant toute destruction obtenir un visa d’élimination auprès du directeur des Archives départementales, qui agit alors par délégation préfectorale.

Gérer les dossiers dans votre service

Vous êtes responsables des documents que votre administration reçoit ou produit. Leur bonne gestion au sein de votre service garantit un gain de temps et d’efficacité dans la circulation de l’information, une utilisation rationnelle des espaces de travail et facilitera les éliminations et versements aux Archives départementales. 

Des outils sont disponibles pour vous aider : des tableaux de gestion, élaborés par les Archives de France, recensent les documents produits dans un domaine donné, leurs durées d'utilité administrative (durée légale ou pratique pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur) et le sort final à leur appliquer (élimination, conservation intégrale ou partielle aux Archives départementales). A défaut, les Archives départementales peuvent vous aider à en élaborer un.

Les Archives départementales sont là pour vous aider et vous conseiller dans vos démarches. Les visites et conseils prodigués dans ce cadre relèvent d'une mission de service public et sont gratuits : n'hésitez pas à nous contacter.

Fiche conseil pour l'archivage dans les services

Verser aux Archives départementales ou éliminer

Préparer un versement

- Repérer les documents dont la durée d'usage est échue et qui doivent être conservés définitivement

- Mettre en ordre les dossiers intellectuellement et matériellement (les regrouper selon les différentes activités du service, vérifier la cohérence entre le titre du dossier et son contenu, vérifier l'exactitude des dates extrêmes...)

• conditionner les dossiers en boîtes solides et les numéroter de 1 à n
• rédiger le bordereau de versement

- Contacter les Archives départementales

• envoyer le bordereau de versement (par messagerie ou voie postale) ;
• après vérification du bordereau par les Archives départementales, la date de transfert des documents aux Archives départementales sera fixée conjointement. Le transfert est à la charge du service versant. Dans la mesure du possible, charger les boîtes dans le véhicule dans l'ordre décroissant des numéros (la boite numéro 1 sera ainsi la première à être déchargée).

- ... et 

• après vérification de la cohérence entre le bordereau et les boîtes, le versement est rangé dans les magasins d'archives ;
• le versement est porté au registre des entrées. Une cote lui est attribuée, qui figure sur le bordereau de versement ;
• le retour au chef du service versant d'un exemplaire dûment signé du bordereau clôt les opérations de versement. Cet exemplaire est conservé par le service en vue des besoins ultérieurs de consultation des dossiers.

Préparer une élimination

Aucun document ne peut être éliminé sans le visa préalable du directeur des Archives départementales qui décharge le service de toute responsabilité pour la conservation définitive des documents (article L 212-2 du code du patrimoine). Le chef du service qui souhaite détruire des dossiers établit donc un bordereau qui doit contenir une description sommaire des documents, leurs dates extrêmes, la référence aux textes réglementaires ou aux tableaux de gestion et indiquer le métrage correspondant.
En le signant, il engage la responsabilité de l'administration.

Le chef de service atteste ainsi que ces documents n'ont plus d'utilité, que les délais légaux de prescription sont atteints et qu'à sa connaissance, il n'y a plus de recours possible sur les dossiers concernés. L'exemplaire du bordereau d'élimination remis au service constitue une décharge en cas de besoin : conservez le précieusement ! La destruction matérielle des documents incombe au service producteur qui doit s'assurer de la confidentialité de l'opération.

Fiche conseil pour l'externalisation dans les services